De ce orice firmă din România trebuie să păstreze evidența gestiunii deșeurilor

Context general

Gestionarea deșeurilor s-a transformat într-un domeniu strategic al politicii de mediu prin directiva 2008/98/CE a Parlamentului European, care impune statelor membre să dezvolte o economie circulară în care resursele sunt menținute în circuitul economic cât mai mult. Pentru ca deșeurile să fie tratate corect este necesară trasabilitatea, adică autoritățile trebuie să știe cine a generat deșeul, ce tip de deșeu este, în ce cantitate, unde a fost colectat și unde a ajuns. Directiva prevede obligații detaliate de păstrare a evidenței pentru operatorii care tratează deșeuri și pentru producătorii de deșeuri periculoase. Pe baza directivei, România a adoptat un pachet de acte normative (HG 856/2002, OUG 92/2021, Legea 17/2023 și altele) care stabilesc obligația legală de a ține evidența gestiunii deșeurilor pentru toate entitățile care generează, colectează sau tratează deșeuri.

Articolul de față explică, cu argumente juridice și citate din legislație, de ce orice companie din România trebuie să păstreze evidența gestiunii deșeurilor și ce riscuri implică neîndeplinirea acestei obligații.

1. Baza legislativă a obligației

1.1 Directiva europeană 2008/98/CE

Directiva 2008/98/CE ( citeste textul sau descarcă PDF ) stabilește cadrul general al politicii de gestionare a deșeurilor în Uniunea Europeană. Articolul 35 obligă societățile care realizează operațiuni de gestionare a deșeurilor, producătorii de deșeuri periculoase și entitățile care colectează sau transportă deșeuri periculoase să păstreze o evidență cronologică a cantității, naturii și originii deșeurilor, a destinației, a frecvenței de colectare, a modului de transport și a metodei de tratare. Evidența trebuie pusă la dispoziția autorităților competente la cerere și trebuie păstrată cel puțin trei ani, transportatorii de deșeuri au obligația de a păstra documentele minimum 12 luni. Directiva permite statelor membre să extindă aceste obligații și pentru deșeurile nepericuloase.

Această dispoziție europeană este transpusă în dreptul românesc prin ordonanțe de urgență și hotărâri de guvern. Toate companiile care operează în România trebuie să respecte legislația națională care derivă din directivă.

1.2 OUG 92/2021

În 2021, România a abrogat Legea 211/2011 și a înlocuit-o cu Ordonanța de urgență nr. 92/2021 privind regimul deșeurilor. OUG 92/2021 a fost aprobată prin Legea 17/2023, ceea ce îi conferă caracter de lege. Ordonanța reglementează toate aspectele legate de prevenirea și managementul deșeurilor, de la clasificare și codificare până la transport, evidență și sancțiuni.

Articolul 48 din OUG 92/2021 impune operatorilor economici care generează deșeuri (atât nepericuloase, cât și periculoase) și unităților care colectează sau transportă deșeuri să țină o evidență cronologică a deșeurilor într-un format descris în OUG. Puteți descarca aici acest document.

Operatorii trebuie să pună evidența la dispoziția Agenției pentru Protecția Mediului și a altor autorități publice ori de câte ori acestea o solicită. Articolul 48 alineatul (5) prevede obligația de a păstra documentele minimum trei ani, iar transportatorii trebuie să le păstreze minimum 12 luni. Tot același articol obligă operatorii să prezinte documente care dovedesc realizarea operațiunilor de gestionare (contracte cu colectori, acte de predare, avize de însoțire) atunci când le solicită autoritățile.

OUG 92/2021 conține și sancțiuni severe. În forma sa consolidată (modificată prin Legea 17/2023), art. 62 alin. (1) lit. a) prevede că nerespectarea art. 48 constituie contravenție sancționată cu amenzi între 5.000 lei și 15.000 lei pentru persoane fizice și între 40.000 lei și 60.000 lei pentru persoane juridice. Aceste amenzi pot fi aplicate de Garda Națională de Mediu sau de autoritățile județene de protecția mediului.

1.3 Legea 17/2023 – aprobarea și completarea OUG 92/2021

Legea 17/2023 a fost publicată în 9 ianuarie 2023 și aprobă OUG 92/2021. Ea introduce unele modificări legate de transportul deșeurilor, listează tipurile de deșeuri ce trebuie colectate selectiv și stabilește obligații pentru autoritățile locale de a crea centre de colectare. În privința evidenței gestiunii deșeurilor, Legea 17/2023 confirmă obligațiile din OUG 92/2021 și le integrează în regimul juridic general, consolidând astfel caracterul obligatoriu.

1.4 HG 856/2002 – evidența gestiunii deșeurilor și lista deșeurilor

Hotărârea Guvernului nr. 856/2002 este actul normativ care detaliază modul în care trebuie ținută evidența gestiunii deșeurilor și aprobă lista codurilor deșeurilor. Această hotărâre prevede că „operatorii economici care generează deșeuri au obligația să țină evidența gestiunii acestora” conform unui model oficial (Anexa 1) pentru fiecare tip de deșeu. Datele centralizate anual se transmit autorităților teritoriale pentru protecția mediului la cererea acestora. HG 856/2002 clarifică și că operatorii autorizați pentru colectare, transport, depozitare temporară, valorificare sau eliminare sunt obligați să țină evidența gestiunii deșeurilor generate în activitatea proprie. Evidența deșeurilor colectate/transportate/valorificate se raportează autorităților publice la solicitarea lor.

Aceste obligații sunt reamintite în Ghidul aprobat prin Ordinul nr. 2436/2023 (proiect SIPOCA 394). Punctul 23 din Secțiunea 2 a ghidului repetă că operatorii economici care generează deșeuri trebuie să țină evidența gestiunii acestora folosind modelul din Anexa 5. Punctul 25 precizează că operatorii autorizați să desfășoare activități de colectare, transport sau valorificare trebuie să țină evidența doar pentru deșeurile generate în activitatea proprie.

1.5 HG 1061/2008 – controlul transportului deșeurilor

HG 1061/2008 reglementează transportul deșeurilor periculoase și nepericuloase pe teritoriul României. Aceasta prevede că transportul deșeurilor se realizează numai de operatori autorizați și că este interzis transportul deșeurilor fără respectarea normelor, în special fără completarea documentelor de avizare. Expeditorul de deșeuri periculoase trebuie să completeze un formular pentru avizarea transportului, formularul este semnat de destinatar și aprobat de autoritatea de mediu. Deși HG 1061/2008 nu se referă direct la evidența internă a gestiunii deșeurilor, ea subliniază obligativitatea documentelor pe timpul transportului și astfel întărește importanța trasabilității.

2. Ce trebuie să conțină evidența gestiunii deșeurilor

Pentru a respecta legea, companiile trebuie să întocmească o evidență care să reflecte fidel fluxul deșeurilor. Elementele esențiale sunt:

2.1 Clasificarea și codificarea deșeurilor

Hotărârea 856/2002 și Ghidul 2436/2023 indică faptul că lista oficială a deșeurilor este cea adoptată prin Decizia Comisiei 2000/532/CE. Deșeurile sunt codificate printr-un cod de 6 cifre, primele două cifre indică sectorul de activitate, următoarele două categoria de deșeu iar ultimele două identifică sub-categoria. Producătorii și deținătorii de deșeuri trebuie să clasifice și să codifice fiecare tip de deșeu generat. În cazul în care un deșeu se poate încadra la un cod cu asterisc (periculos) sau fără asterisc (nepericulos), operatorul poate decide categoria numai după analizarea originii și a caracteristicilor de periculozitate.

2.2 Date cantitative, origine și destinație

Conform art. 48 OUG 92/2021, evidența trebuie să consemneze cantitatea de deșeu generată (de obicei exprimată în kg sau tone), natura (deșeu periculos/nepericulos), originea (activitatea sau procesul din care provine), precum și destinația (unde este trimis deșeul pentru valorificare sau eliminare). În cazul în care deșeul este valorificat, evidența trebuie să menționeze produsele sau materialele rezultate și metoda de tratare.

2.3 Documente justificative

Evidența gestiunii nu se rezumă la un tabel cu cifre, ea trebuie să fie susținută de contracte cu operatorii autorizați de colectare și valorificare, facturi, note de cântar și avize de însoțire. Articolul 48 alin. (6) OUG 92/2021 impune ca, la solicitarea autorităților, operatorii să prezinte documente care dovedesc realizarea operațiunilor de gestionare. Fără aceste documente, autoritățile pot considera că evidența nu reflectă realitatea. Din acest motiv este recomndat sa incarcati si copii/imagini a acestor documente cand înregistrati un transport in evidența gestiunii deșeurilor pe mediu.eco.

2.4 Raportarea către autorități

Operatorii trebuie să raporteze evidența la solicitarea autorităților. HG 856/2002 precizează că datele centralizate anual privind evidența gestiunii deșeurilor se transmit autorităților teritoriale pentru protecția mediului. Ghidul 2436/2023 reiterează această obligație și stabilește că raportarea se face conform modelului din Anexa 5. Raportările pot fi transmise în format letric sau prin Sistemul Integrat de Mediu (SIM), platforma informatică gestionată de Agenția Națională pentru Protecția Mediului.

3. Digitalizarea evidenței – Sistemul Integrat de Mediu (SIM)

În ultimii ani, raportarea evidenței gestiunii deșeurilor a fost digitalizată. Ghidul pentru raportarea ANPM explică faptul că legislația a introdus obligativitatea raportării electronice în SIM. Legiuitorul a considerat necesar ca, pe lângă obținerea autorizațiilor de mediu, operatorii să transmită anual prin platforma SIM evidența deșeurilor generate și gestionate. Raportarea în SIM face parte din instrumentele legislative „cu rol de prevenție și de protecție” și permite autorităților să dețină o imagine unitară și completă a cantităților de deșeuri și a naturii acestora.

Platforma SIM oferă formulare standardizate pentru raportare și necesită înregistrarea companiei, autentificarea cu semnătură digitală și completarea datelor (cantități, coduri, operatori autorizați etc.). Raportarea electronică reduce birocrația și permite urmărirea în timp real a stadiului raportărilor Neconformarea cu obligațiile de raportare în SIM este sancționată cu amenzi, motiv pentru care companiile trebuie să aibă evidențele actualizate la zi.

4. De ce este obligatorie evidența pentru orice companie

4.1 Extinderea obligațiilor și pentru deșeurile nepericuloase

Directiva 2008/98/CE impune păstrarea evidențelor pentru deșeuri periculoase, însă permite statelor membre să extindă obligațiile la deșeurile nepericuloase. România a ales această cale prin OUG 92/2021: art. 48 se aplică tuturor producătorilor de deșeuri (inclusiv nepericuloase). Astfel, orice companie – indiferent dacă produce deșeuri industriale, de birou sau ambalaje – trebuie să țină evidența gestiunii deșeurilor. Echivalând volumul de deșeuri cu responsabilitatea, legiuitorul nu face distincție între marii poluatori și companiile cu flux redus de deșeuri: toate trebuie să asigure trasabilitatea.

4.2 Necesitatea statisticilor naționale și europene

Datele colectate prin evidența gestiunii stau la baza statisticilor de deșeuri. Autoritățile le folosesc pentru a evalua performanța României în îndeplinirea țintelor de reciclare și pentru a stabili politici. OUG 92/2021 obligă operatorii să transmită evidența la solicitarea APM, iar HG 856/2002 prevede că autoritățile teritoriale centralizează anual aceste date. Fără o evidență completă, autoritățile ar fi incapabile să raporteze corect la nivel european și să acceseze fonduri (de exemplu, PNRR). Companiile contribuie astfel la transparența sectorului deșeurilor și la dezvoltarea politicilor publice.

4.3 Prevenirea evaziunii și a deșeurilor „fără stăpân”

Obligația de evidență combate fenomenul „deșeurilor orfane” – deșeurile abandonate fără a putea fi identificat generatorul. Prin codificare și documente justificative, autoritățile pot verifica cine a produs deșeul și dacă acesta a fost predat unui operator autorizat. HG 1061/2008 cere ca transportul deșeurilor să se facă doar cu autovehicule autorizate și cu documente de avizare, iar OUG 92/2021 sancționează abandonarea sau aruncarea ilegală a deșeurilor. Evidența corectă protejează firmele de suspiciunea de ilegalitate și demonstrează responsabilitatea lor în lanțul de gestionare.

4.4 Condiție pentru obținerea sau menținerea autorizațiilor de mediu

Companiile care desfășoară activități cu impact asupra mediului trebuie să dețină autorizație de mediu sau autorizație integrată. Ghidul ANPM subliniază că obligația de raportare a evidenței deșeurilor face parte din instrumentele legislative de prevenție împreună cu avizele și autorizațiile. Neîndeplinirea obligațiilor de evidență poate duce la suspendarea autorizațiilor sau la refuzul de a le reînnoi. De asemenea, unele finanțări publice (de ex. PNRR) condiționează accesarea fondurilor de conformitatea cu legislația deșeurilor – Legea 17/2023 menționează obligații pentru autoritățile publice de a crea centre de colectare și transport inscripționat, subliniind rolul evidenței.

4.5 Responsabilitatea extinsă a producătorului și SGR

Legislația românească aplică principiul „răspunderii extinse a producătorului” (EPR) pentru ambalaje, echipamente electrice, anvelope, baterii etc. Conform OUG 92/2021, producătorii și importatorii de ambalaje trebuie să țină o evidență cantitativă a ambalajelor introduse pe piață și să își îndeplinească țintele de valorificare. Ghidul 2436/2023 precizează că operatorii economici trebuie să aibă o evidență cantitativă a ambalajelor și să păstreze datele minimum 5 ani. Sistemul garanție-returnare (SGR) pentru ambalajele de băuturi impune ca producătorii, distribuitorii și comercianții să țină evidența numărului total al ambalajelor SGR introduse pe piață, a garanțiilor plătite și restituite. Companiile care nu țin aceste evidențe nu își pot demonstra îndeplinirea obligațiilor EPR și riscă penalități din partea Administrației Fondului pentru Mediu.

4.6 Beneficii pentru companii

Pe lângă evitarea sancțiunilor, păstrarea evidenței oferă companiilor următoarele avantaje:

• control intern și optimizarea costurilor: o evidență corectă arată exact cantitățile de deșeuri și costurile asociate (colectare, transport, eliminare). Aceasta permite identificarea surselor de deșeuri și adoptarea de măsuri pentru reducerea lor;
• trasabilitate și transparență: evidența detaliată demonstrează clienților și partenerilor că firma respectă principiile economiei circulare;
• acces la finanțări și certificări: investițiile „verzi” și certificările ESG solicită dovezi ale gestionării responsabile a deșeurilor. Lipsa evidenței poate compromite obținerea de fonduri sau colaborări;
• pregătirea pentru audituri: multe companii sunt supuse auditului intern sau extern. În domeniul deșeurilor, auditorii verifică existența și acuratețea evidenței. O gestionare deficitară poate duce la recomandări costisitoare sau sancțiuni.

5. Sancțiuni pentru nerespectarea evidenței

Legislația românească prevede sancțiuni drastice pentru nerespectarea obligațiilor de evidență:

• Amenzi contravenționale: art. 62 alin. (1) lit. a) din OUG 92/2021, în forma consolidată (modificată prin Legea 17/2023), prevede că nerespectarea dispozițiilor art. 48 – inclusiv obligația de a păstra evidența deșeurilor – constituie contravenție. Sancțiunea este amendă de la 5.000 lei la 15.000 lei pentru persoane fizice și de la 40.000 lei la 60.000 lei pentru persoane juridice. Aceste noi limite, introduse prin Legea 17/2023, înlocuiesc intervalul de 20.000-40.000 lei prevăzut în varianta inițială a ordonanței;
• Confiscarea deșeurilor: Legea 17/2023 prevede confiscarea deșeurilor în cazul eliminării lor în afara spațiilor autorizate și posibilitatea aplicării de amenzi suplimentare;
• Sancțiuni penale: pentru fapte grave (de exemplu, eliminarea necontrolată a deșeurilor periculoase în cantități mari), OUG 92/2021 prevede pedepse cu închisoare, legea asimilează abandonarea și disimularea deșeurilor periculoase cu infracțiuni;
• Suspendarea autorizațiilor: autoritățile de mediu pot suspenda sau revoca autorizația companiilor care nu respectă obligațiile de raportare sau nu fac dovada unei evidențe conforme.

6. Cum se întocmește în practică evidența gestiunii deșeurilor

1. Identificarea și codificarea deșeurilor: compania trebuie să inventarieze toate tipurile de deșeuri generate și să le atribuie codurile corespunzătoare din lista oficială (Decizia 2000/532/CE). În cazul codurilor cu asterisc, se realizează o analiză de periculozitate.
2. Realizarea registrului de deșeuri: se completează pentru fiecare tip de deșeu un tabel care cuprinde data producerii, cantitatea, modul de depozitare temporară, data predării, destinatarul și metoda de transport. HG 856/2002 pune la dispoziție un model de evidență (Anexa 1). Conform Ghidului 2436/2023, această evidență trebuie completată pentru fiecare tip de deșeu. Prin aplicatia mediu.eco puteti administra digital toate aceste date și sa generați automat un fișier conform Ghidului 2436/2023, gata completat.
3. Colectarea documentelor justificative: se arhivează contractele cu operatorii autorizați, facturile, fișele de transport, avizele de expediție și notele de cântar. Aceste documente trebuie păstrate minimum trei ani (12 luni pentru transportatori).
4. Raportarea periodică: se centralizează datele anual (sau la solicitare) și se transmit prin SIM sau pe suport letric la APM. Operatorii autorizați raportează și cantitățile colectate, transportate, valorificate sau eliminate.
5. Verificarea conformității: responsabilul cu deșeurile (angajat sau consultant) trebuie să verifice constant ca datele din evidență să corespundă realității, să revizuiască contractele cu colectorii și să actualizeze procedurile interne.

 

7. Concluzii

Obligația de a păstra evidența gestiunii deșeurilor nu este o formalitate birocratică, ci un instrument esențial pentru protecția mediului, pentru dezvoltarea economiei circulare și pentru evitarea riscurilor legale. Directiva europeană privind deșeurile a impus statelor membre să asigure trasabilitatea deșeurilor, iar România a transpus această obligație prin OUG 92/2021, Legea 17/2023 și HG 856/2002. Aceste acte normative cer tuturor operatorilor economici să țină o evidență cronologică a deșeurilor generate, să o păstreze minimum trei ani, să o raporteze autorităților și să o susțină cu documente justificative. Neîndeplinirea obligației atrage amenzi semnificative și poate duce la suspendarea autorizațiilor.

Deși poate părea complexă, evidența gestiunii deșeurilor aduce beneficii: permite controlul costurilor, demonstrează responsabilitate față de mediu, facilitează accesul la finanțări și certificări și pregătește companiile pentru audituri.